کلمه سپهر بایگان به مفهوم گستره‌ای از علم و دانش اشاره دارد که در آن اطلاعات و داده‌های مختلف جمع‌آوری و نگهداری می‌شود. این واژه به طور خاص در زمینه فناوری اطلاعات و مدیریت داده‌ها به کار می‌رود. این واژه به عنوان یک محیط ذخیره‌سازی، می‌تواند شامل انواع اطلاعات از قبیل متن، تصویر، صدا و ویدئو باشد. استفاده از این مفهوم در دنیای امروز، به ویژه با گسترش اینترنت و فناوری‌های دیجیتال، اهمیت بیشتری پیدا کرده است. در واقع، این عبارت به افراد و سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که به راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و آن‌ها را مدیریت نمایند. با توجه به حجم بالای اطلاعات تولید شده در سال‌های اخیر، ایجاد و حفظ سپهر بایگان به یک نیاز اساسی تبدیل شده است. این امر نه تنها به بهبود فرآیندهای تصمیم‌گیری کمک می‌کند، بلکه می‌تواند در زمینه‌های مختلف علمی و پژوهشی نیز نقش مهمی ایفا کند.