معنای اصلی واژه
کلمه «دفاتر» جمع «دفتر» است. دفتر در معنای اولیه به دفتری از کاغذ یا مجموعه‌ای از صفحات گفته میشود که برای نوشتن، ثبت اطلاعات، یادداشت‌ها و حساب‌ها به کار می‌رود. بنابراین این کلمه به چندین کتابچه یا دفترچه اشاره دارد که هر یک کارکردی مشخص در نگهداری نوشته‌ها و اسناد دارد.
کاربردهای رایج واژه
دفاتر در زبان فارسی نه تنها به معنای کتابچه‌های کاغذی به کار می‌رود، بلکه به مکان یا محل کار اداری نیز اشاره دارد؛ مانند «دفاتر اداری یا حقوقی». این کاربرد از آن جهت پدید آمده است که محل کار اداری معمولاً جایگاه ثبت و نگهداری اسناد و نوشته‌ها بوده است. به همین دلیل «دفتر» در معنای محل کار و سازمانی نیز رایج شده است.
بُعد معنایی و گستره استفاده
این واژه بسته به بافت جمله می‌تواند به مجموعه‌ای از اسناد مکتوب، جایگاه‌های اداری یا حتی شاخه‌های یک سازمان اطلاق شود. برای نمونه، وقتی گفته میشود «دفاتر حسابداری»، منظور مجموعه محل‌هایی است که امور حسابداری انجام میشود. در نتیجه، این واژه معنایی گسترده دارد که هم بر ابزار نوشتاری و هم بر محل فعالیت‌های رسمی دلالت میکند.