ابلاغ: ابلاغ به معنای اطلاع رسانی یا ارسال یک پیام یا نامه به شخص یا سازمان خاص است. در مکاتبات اداری، ابلاغ معمولاً به صورت رسمی و از طریق نامه یا دستورالعمل انجام می‌شود.
مخاطب: شخص یا نهادی است که نامه یا پیامی برای او ارسال می‌شود. در مکاتبات اداری، مخاطب می‌تواند یک فرد خاص، واحد سازمانی، یا یک ارگان دولتی باشد.
محتوی نامه: محتوای اصلی نامه که اطلاعات، درخواست‌ها، و مسائل مرتبط با موضوع نامه را در بر می‌گیرد.
نامه رسمی: نامه‌ای که در قالب ساختار و زبان رسمی نوشته می‌شود و معمولاً بین سازمان‌ها، ادارات، یا افراد در موقعیت‌های حرفه‌ای رد و بدل می‌گردد.
دستورالعمل: مجموعه‌ای از راهنماها و مقرراتی است که باید توسط افراد یا سازمان‌ها رعایت شود. دستورالعمل‌ها معمولاً به صورت مکتوب صادر می‌شوند.
ابلاغیه: نوعی نامه رسمی است که اطلاعات مهم یا دستورات خاص به شخص یا ارگان مشخص ابلاغ می‌شود.
ارجاع: ارسال یک موضوع یا نامه به شخص یا دپارتمان دیگر برای بررسی یا رسیدگی بیشتر.
پیگیری: فرایند بررسی وضعیت انجام یک وظیفه یا درخواست، به ویژه پس از ارسال نامه یا درخواست اولیه.
پاسخ به نامه: نامه‌ای که به منظور پاسخ دادن به یک نامه یا درخواست قبلی نوشته می‌شود.
آگهی: اطلاعیه رسمی یا عمومی که برای اطلاع‌رسانی به عموم منتشر می‌شود.
بایگانی: نگهداری و ذخیره‌سازی اسناد و مدارک به منظور استفاده در آینده و حفظ تاریخچه مکاتبات.
محرمانه: به اسنادی اطلاق می‌شود که دسترسی به آن‌ها محدود بوده و فقط برای افراد خاصی قابل مشاهده است.
قرار ملاقات: زمانی که برای دیدار و گفتگو با شخص یا گروه خاصی در سازمان تعیین می‌شود و این زمان معمولاً به صورت مکتوب اطلاع‌رسانی می‌گردد.
موافقت‌نامه: قراردادی است که میان دو یا چند طرف برای تایید و تأسیس روابط رسمی و قانونی امضاء می‌شود.
تذکر: یادآوری یا هشدار کتبی در مورد موضوعی خاص که باید به آن توجه شود.
صورتجلسه: گزارشی مکتوب از جلسه‌ای که برگزار شده و شامل تصمیمات، مباحث، و نتایج آن جلسه است.
موافقت‌نامه همکاری: توافقی مکتوب بین دو یا چند طرف برای همکاری در یک پروژه یا زمینه خاص.
دستور اجرایی: دستوری که معمولاً از سوی مقام بالاتر صادر می‌شود و برای اجرای برخی امور یا پروژه‌ها لازم الاجراست.
نامه تشکر: نامه‌ای که برای ابراز قدردانی از خدمات یا اقدامات مثبت فرد یا گروه خاصی نوشته می‌شود.
نامه انتقاد: نامه‌ای که به منظور بیان نارضایتی یا مشکلات مربوط به یک عملکرد یا وضعیت خاص ارسال می‌شود.
طرح پیشنهادی: طرحی مکتوب است که پیشنهادات یا راه‌حل‌هایی برای حل مسائل یا مشکلات مطرح می‌کند.
تفاهم‌نامه: یک توافقنامه ابتدایی و غیرالزام‌آور است که طرفین در آن شروط و توافقات اولیه خود را مطرح می‌کنند.
دستور موقت: دستوری است که برای مدت زمان محدودی صادر می‌شود و پس از آن تاریخ اعتبار خود را از دست می‌دهد.
اطلاعیه: نوعی اطلاع‌رسانی عمومی است که معمولاً به صورت مکتوب منتشر می‌شود.
تحلیل محتوای مکاتبات: فرایند بررسی و تحلیل محتوی نامه‌ها و مستندات اداری به منظور استخراج اطلاعات مفید، شناسایی مشکلات یا فرصتها و بهبود روندهای سازمانی.
