کارشیو به معنای مجموعه‌ای از مستندات و اطلاعات است که به منظور سازماندهی و مدیریت داده‌ها ایجاد می‌شود. این سیستم به کاربران کمک می‌کند تا به راحتی به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. کاربردهای آن شامل مدیریت اسناد، ثبت و پیگیری فعالیت‌ها، و تسهیل در تبادل اطلاعات میان افراد و گروه‌ها است. برای ایجاد آن بصورت مؤثر، ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی کاربران را شناسایی کرد. سپس، سازماندهی مستندات به گونه‌ای منطقی و کاربرپسند انجام شود. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و آموزش کاربران در خصوص نحوه استفاده از سیستم نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. همچنین، به‌روزرسانی منظم اطلاعات و مستندات نیز ضروری است.
